Table of Contents
मागील ब्लॉग मध्ये आपण एक्सेल मध्ये डेटा कसा इम्पोर्ट करायचा ते पाहिले आता ह्या ब्लॉग मध्ये आपण तो डेटा क्लीन कसा करायचा हे पाहणार आहोत.
ह्या ब्लॉग मध्ये आपण काही सूत्रे, ट्रिक्स पाहणार आहोत ज्यामुळे तुम्ही एक्सेल मध्ये डेटा चांगल्या प्रकारे प्रदर्शित करू शकता.
एक्सेल शीटमधून डुप्लिकेट डेटा कसा काढायचा | How to remove duplicate data from an excel sheet
डेटा मधील रिडंडन्सी किवां सोप्या भाषेत डुप्लिकेट झालेल्या डेटा मुळे अपेक्षित तो निकाल आपल्याला मिळत नाही.
अश्या प्रकारचा रिडंडट डेटा कसा क्लीन करायचा हे आपण आज पाहू.
वरील इमेजेस मध्ये आम्ही आपल्याला उदाहरणा सहित स्टेप्स समजावण्याचा प्रयत्न केला आहे जेणेकरून तुम्हाला प्रत्येक steps नीट समजून घेता येतील.
पहिल्या इमेज मध्ये आपल्याला १ टेबल दिसेल ज्यामध्ये कंपनीत काम करणाऱ्या कामगारांचे ID, नावं आणि Department देण्यात आले आहेत, पण दिलेल्या डेटा मध्ये काही रिडंडन्सी दिसून येते.
ही रिडंडन्सी घालवण्यासाठी आपण आपल्या टेबल वर click करा ज्यामुळे आपल्याला वर Design हा पर्याय दिसायला लागेल.
दुसऱ्या इमेज मध्ये Design मधील पर्याय आपल्यला दिसतील, त्यामध्ये आपल्याला Remove Duplicates ह्या पर्याया वर click करायचे आहे.
तिसऱ्या इमेज मध्ये Remove Duplicates ची tab ओपन झालेली आपण पाहू शकतो, त्यामध्ये आपल्याला टेबल मधील columns ची नावे निवडायची आहेत ज्यामधून आपल्याला डुप्लिकेट डेटा काढायचा आहे.
आपल्या टेबल मध्ये आपण सर्व पर्याय निवडले आहेत कारण आपल्याला पूर्ण टेबल मधील डुप्लिकेट काढायचे आहेत. जर तुम्हाला निवडक columns मधील डेटा पाहिजे असेल तर तुम्ही इथे तसा column निवडू शकता.
जर तुमच्या टेबलमध्ये Headers असतील तर तसा पर्याय तुम्हाला वर दिसेल तो तुम्ही निवडा, आपल्या टेबल मध्ये Header असल्यामुळे आपण हा पर्याय निवडला आहे. सर्व तपासून ओके बटणावर click करावे.
चौथ्या इमेज मध्ये आपल्याला मेसेज दिसतो आहे, ज्या मध्ये आपल्या डेटा मधील डुप्लिकेटची संख्या आणि युनिक एन्ट्री ची संख्या दिसते. आणि इमेज मध्ये बाजूला टेबल मधील डुप्लिकेट काढलेला डेटा सेट आपल्याल दिसतो.
एक्सेल शीटमध्ये अचूक डेटा कसा शोधायचा? | How to find the exact data in an excel sheet?
आपण आपला डेटा क्लीन केला आहे, आता त्या डेटा वर काम कसं करायचं हे पाहू.
बऱ्याच वेळेस आपल्याला खूप मोठ्या डेटा मधून एखादी एन्ट्री शोधायची असते व ती मॅन्युअली शोधणे हे खूप वेळखाऊ काम आहे.
पण काळजी करू नका एक्सेल मधील सूत्रे वापरून आपण ते खूप थोड्या वेळा मध्ये आणि उत्तम पद्धतीने सादरीकरण करू शकतो.
आपण ह्या साठी VLOOKUP हे सूत्र वापरणार आहोत. VLOOKUP आपल्याला Vertical columns म्हणजे उभ्या लाईन मध्ये एन्ट्री शोधण्यास मदत करतो.
पहिल्या इमेज मध्ये आपल्याला कंपनीमध्ये काम करणाऱ्या इम्प्लोयीचा टेबल दिसतो व तेच्या बाजूला एन्ट्री शोधण्यासाठी ID, Name, Department असे छोटे टेबल दिसेल त्यामध्ये आपण ID टाकून Name, Department शोधणार आहोत.
दुसऱ्या इमेज मध्ये आपल्याला VLOOKUP फोर्मुला दिसेल ज्या मध्ये आपल्याला lookup_Value, table_array, col_index_num, rane_lookup च्या value भरायच्या आहेत. name शोधण्यासाठी आपण name च्या समोरच्या box वर क्लीच्क करून “=” चे चिन्ह लिहावे (एक्सेल मध्ये सूत्र लिहिण्याच्या आधी नेहमी “=” चे चिन्ह वापरावे.)
इमेज मध्ये दाखवल्याप्रमाणे “=” च्या पुढे VLOOKUP लिहावे, lookup_value म्हणजे कोणती एन्ट्री शोधायची आहे ते आपल्याल लिहायचे आहे, आपल्या टेबल मध्ये आपण ID वापरून शोधणार आहे त्यामुळे ID च्या समोरील box निवडावा व पुढे “,” द्यावा.
नंतर table_array म्हणजे एन्ट्री कुठे शोधायची आहेत हे सांगायचे आहे, आपल्याला पाहिजे असलेला डेटा हा टेबल मध्ये आहे त्यामुळे आपण पूर्ण टेबल निवडला आहे, परत पुढे “,” द्यावा.
Col_index_num म्हणजे नंबरिंग, पहिल्या इमेज मध्ये टेबल आपण पाहू शकतो, त्यामध्ये name हे २ index number वर आहे. आपण आत्ता name शोधण्यासाठी सूत्र लावतो आहे म्हणून आपण name चा index_num लिहिला आहे, तुम्हाला अपेक्षित रिझल्ट ज्या कॉलम मध्ये आहे तो तुम्ही निवडा, पुढे परत “,” द्यावा.
Range_lookup मध्ये आपल्याल दोन पर्याय दिसतात १. True- Approximate match, 2. False- Exact match.
तर Approximate match म्हणजे अंदाजाणे शोधणे असा होतो, म्हणजे तो आपल्यला आपल्या एन्ट्री च्या जवळील एन्ट्री सुधा दाखवतो व Exact match म्हणजे अचूक आपण जी एन्ट्री शोधतो आहे ती. तर आपल्याला Exact match पाहिजे असल्या मुळे आपण FALSE पर्याय निवडला आहे.
सर्व संख्या सुत्रा मध्ये भरल्यावर keybord वर Enter बटन दाबावे, सारखीच क्रिया ही Department साठी पण करावी.
तिसऱ्या इमेज मध्ये ID मध्ये आपण १ नंबर ID कोणत्या कामगारा चा आहे हे शोधल आहे, त्यासाठी फक्त ID द्यावा व Name आणि Department एक्सेल आपल्याला शोधून देते.
RANDBETWEEN सूत्र | RANDBETWEEN function
बर्याच वेळेस आपल्याला Random संख्या वापरायला लागतात त्यासाठी आपण RANDBETWEEN सूत्र वापरतो.
सूत्र: =RANDBETWEEN(bottom,top)
ह्या मध्ये आपल्याला bottom म्हणजे सर्वात लहान संख्या जिथून पुढे संख्या संघाची सुरुवात करायचा आहे, आणि top संख्या म्हणजे सर्वात मोठी संख्या जिथे संख्या संघा चा शेवट होईल.
आपण bottom आणि top साठी “१०,०००” ते “२०,०००” ही range वापरली आहे, आणि फोर्मुला खाली ड्रॅग केला आहे.
ह्या प्रकारे आपण दिलेल्या range मध्ये संख्या संघ RANDBETWEEN सूत्र वापरून आपल्याला मिळवता येतो.
IF सूत्र | IF Function
IF सूत्र हे if…else (जर किवां तर) वर काम करते, आपल्याला ह्यामध्ये लॉजिकल स्टेटमेंट द्यायला लागते व ह्या लॉजिकल स्टेटमेंटची बरोबरची आणि चुकीची value सुद्धा द्यायला लागते.
IF सूत्रा मुळे आपल्याला स्प्रेडशीटमध्ये निर्णय घेण्याची प्रक्रिया स्वयंचलित करता येते. IF मुळे आपण दोन पर्याया देऊन त्यांना लॉजिक नुसार वेगळे करता येते.
सूत्र: IF(Logical_test,[Value_if_true],[Value_if_false])
वरील उदाहरणा मध्ये आपण IF चे सूत्र वापरून सुट्टी आणि पगार याचे गणित केले आहे.
आपण leave मध्ये RANDBETWEEN सूत्राचा वापर केला आहे त्या मुळे आपल्याला 0….2 मध्ये संख्या मिळतील. आणि ह्या संख्या संघाचा वापर आपण If मध्ये केला आहे.
IF मध्ये आपण सर्वात प्रथम logical_test म्हणजेच लॉजिकल स्टेटमेंट लिहायचं आहे. उदाहरणामध्ये जर सुट्टीची संख्याही “0” पेक्षा मोठी असेल तर IF स्टेटमेंट बरोबर ठरेल नाही तर चुकीचे ठरेल.
logical_test मध्ये आपण leave जर “0” पेक्षा मोठी असेल तर त्याला “५००” सोबत गुणायचे, आणि “0” पेक्षा छोटा किवां “0” असेल तर “0” उत्तर म्हणून द्यावा.
त्यानंतर लॉजिकल स्टेटमेंट बरोबर आल्यावर कोणती कारवाई करायची हे लिहायचे आहे, त्यासाठी आपण उदाहरणात सुट्टीच्या संख्येला “५००” ने गुणाकार करत आहोत, कारण “१” दिवस कामाचे चे “५००” रुपये असे गणित उदाहरणार्थ आपण घेतले आहे.
म्हणजे जर कामगारांनी “१” दिवस सुट्टी घेतली असेल तर IF चे लॉजिकल स्टेटमेंट बरोबर ठरते कारण “१” हा “0” पेक्षा मोठा आहे आणि आपण दिलेल्या स्टेटमेंट नुसार ५००*१ = ५०० हे उत्तरं आपल्याला मिळते.
शेवटी आपल्याला लॉजिकल स्टेटमेंट जर चुकीचे असेल तर काय लिहायचे हे सांगायचे आहे. आपण उदाहरणात “0” संख्या घेतेली आहे कारण जर कामगारांनी सुट्टी घेतली नसेल तर पगारा कमी होणार नाही व उत्तर म्हणून आपल्याला“0” दिसेल.
आता आपण एक्सेल शीटमधून डुप्लिकेट डेटा कसा काढायचा म्हणजे एक्सेल शीटमध्ये अचूक डेटा कसा शोधायचा(Vlookup), RANDBETWEEN सूत्र, IF सूत्र कशी वापरायची त्यांची इमेजच्या मार्फत उदाहरणे पाहिली.
तरी तुम्हाला कोणती स्टेप क्लिअर नसेल झाली तर नक्की कळवा आणि अजून अशीच कामाची सूत्रे आणि ट्रिक्स आपण पुढील ब्लॉग मध्ये पाहू.
असेच नवीन सूत्रे, ट्रिक्स आणि डेटा क्लिनिंगच्या पद्धती आपण उदाहरणां सहित आपल्या मराठी Geeks ब्लॉग वर शिकत राहणार आहोत. तरी आपल्या ब्लॉगला follow करा.
तुम्हाला एक्सेलमध्ये जर काही अडचणी येत असतील तर Comment box मध्ये लिहा आम्हीं नक्की त्या सोडवायचा प्रयत्न करू, आणि पुढे येणाऱ्या ब्लॉग मध्ये तुम्हाला कोणती सूत्रे तसेच ट्रिक्स पाहायला आवडतील हे आम्हाला नक्की कळवा.
1 thought on “मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल मराठी माहिती २ | Microsoft Excel Information in Marathi 2”
Pingback: मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल मराठी माहिती | Microsoft Excel Information in Marathi - Marathi Geeks